摘要：檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理,問題,措施

　　檔案是歷史的記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的過程。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)方式。隨著人們對(duì)《檔案法》的逐步認(rèn)識(shí)，在強(qiáng)化檔案保管的同時(shí)，更重視檔案的開發(fā)利用。豐臺(tái)區(qū)環(huán)衛(wèi)中心自成立檔案室以來，充分挖掘發(fā)揮檔案的功能和作用，積極服務(wù)環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展，尤其在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)方面發(fā)揮了很大的作用。

　　一、“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用的現(xiàn)狀

　　檔案是直接形成的歷史紀(jì)錄，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。胡錦濤同志指出：“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。”同樣，做好環(huán)衛(wèi)檔案利用工作對(duì)環(huán)衛(wèi)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義，通過對(duì)檔案的梳理、總結(jié)，從中可以得出環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展的規(guī)律，從而為我們科學(xué)決策提供有力的依據(jù)。

　　近年來，環(huán)衛(wèi)中心檔案工作出色，檔案利用充分，以2008年中心成立三十周年之際為例，編輯出版了《風(fēng)華正茂——紀(jì)念豐臺(tái)環(huán)衛(wèi)成立30周年》，在編纂過程中，提供檔案利用300人次，形成編研材料10萬字。同年，環(huán)衛(wèi)中心綜合檔案共接收文書檔案655件，電子檔案光盤2張;專業(yè)檔案中：ISO 9001質(zhì)量管理體系文書檔案共67件，基建檔案5卷，會(huì)計(jì)檔案81卷，照片檔案520張，實(shí)物檔案42件。通過梳理歷年檔案資料、編研資料，為中心總結(jié)三十年的發(fā)展歷程和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了數(shù)據(jù)支撐和有力依據(jù)。

　　2009年，環(huán)衛(wèi)中心確定了打造“科技環(huán)衛(wèi)”的戰(zhàn)略決策就是通過梳理歷年環(huán)衛(wèi)發(fā)展檔案資料，并結(jié)合實(shí)際提出來的。

　　1、努力實(shí)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生管理數(shù)字化、信息化

　　隨著豐臺(tái)環(huán)衛(wèi)事業(yè)的快速發(fā)展，環(huán)衛(wèi)中心清掃保潔道路由1991年的84條、483.5萬㎡增長(zhǎng)到2011年的1223條、1989萬㎡，綠地由54萬㎡增長(zhǎng)到398.9萬㎡，車行道機(jī)掃面積由0萬㎡增長(zhǎng)到1303.9萬㎡;管理公廁由193座增加到517座，生活垃圾密閉式清潔站由23座增加到250座。年清運(yùn)生活垃圾量由36.5萬噸增長(zhǎng)到90.7萬噸，年清掏清運(yùn)糞便由19.8萬噸增長(zhǎng)到32.35萬噸。各類車輛由1991年的160輛車發(fā)展到2011年的926輛。

　　作業(yè)任務(wù)的不斷增長(zhǎng)擴(kuò)大，車輛設(shè)備的不斷更新優(yōu)化，要求環(huán)衛(wèi)作業(yè)模式和管理方式的不斷創(chuàng)新，為此，環(huán)衛(wèi)中心從“科技環(huán)衛(wèi)”的角度出發(fā)，引進(jìn)了信息化管理設(shè)備，設(shè)置了專門機(jī)構(gòu)，配備了專業(yè)管理人員。2009年底，豐臺(tái)區(qū)環(huán)衛(wèi)中心數(shù)字化信息管理辦公室正式組建成立;2010年1月1日，豐臺(tái)區(qū)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)控管理指揮調(diào)度系統(tǒng)正式運(yùn)行，標(biāo)志著環(huán)衛(wèi)中心在科技化進(jìn)程中邁出了歷史性的一步。為保證管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，環(huán)衛(wèi)中心制訂實(shí)施了《環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)控管理指揮調(diào)度系統(tǒng)管理辦法》，實(shí)行主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，把車載設(shè)備上線率、車輛行駛保養(yǎng)等數(shù)據(jù)作為考核基層單位的重要內(nèi)容。同時(shí)，積極探索有償服務(wù)和安全生產(chǎn)視頻檢查機(jī)制，制定了相應(yīng)檢查辦法，提高了有償服務(wù)質(zhì)量和安全生產(chǎn)管理效率。信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅提高了環(huán)境衛(wèi)生管理水平，同時(shí)也成為車輛管理等方面信息、數(shù)據(jù)檔案的有力補(bǔ)充。例如，通過對(duì)環(huán)衛(wèi)作業(yè)車輛行駛路線、速度、公里數(shù)、作業(yè)、油料消耗等數(shù)據(jù)的自動(dòng)記錄和統(tǒng)計(jì)，完善了車輛運(yùn)行數(shù)據(jù)資料。經(jīng)過資料不斷積累，并加以分析利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了更加科學(xué)全面的依據(jù)。

　　2.努力實(shí)現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生作業(yè)車輛集成化、系統(tǒng)化

　　根據(jù)分析近年環(huán)衛(wèi)業(yè)務(wù)的發(fā)展?fàn)顩r、各車型技術(shù)性能和使用效果對(duì)比，結(jié)合豐臺(tái)城鄉(xiāng)發(fā)展變化實(shí)際，環(huán)衛(wèi)中心提出了環(huán)境衛(wèi)生作業(yè)車輛集成化、系統(tǒng)化發(fā)展方向，為環(huán)衛(wèi)作業(yè)車輛的更新選配提供了依據(jù)。2012年，環(huán)衛(wèi)中心車輛將突破1000輛，車型由過去簡(jiǎn)單的垃圾清運(yùn)、糞便清掏、機(jī)械清掃發(fā)展到擁有后裝式雙動(dòng)力壓縮車、單臂吊車、多功能洗地車、多功能除雪車等十余種車型;由過去單一功能的車輛機(jī)械設(shè)備向多功能、系統(tǒng)化方向發(fā)展，車輛集行駛運(yùn)輸、專業(yè)作業(yè)和信息收集、分析、儲(chǔ)存、傳送多功能于一體，這三者通過密切配合來共同滿足機(jī)械清掃保潔、除雪、沖洗等現(xiàn)代化作業(yè)的需要。

　　3.引進(jìn)人才，加強(qiáng)培訓(xùn)，為科技環(huán)衛(wèi)提供有力的人力資源支撐。

　　從中心人員隊(duì)伍檔案情況看，經(jīng)過多年的發(fā)展，中心職工隊(duì)伍數(shù)量、學(xué)歷、知識(shí)結(jié)構(gòu)發(fā)生了較大變化。近年來，中心通過公開招聘、引進(jìn)特殊人才等方式不斷充實(shí)人才隊(duì)伍，特別是對(duì)具有高學(xué)歷和具有較高專業(yè)技術(shù)水平的管理人員、技術(shù)工人加大了培養(yǎng)引進(jìn)力度。從1991年的職工1205人，管理人員78，專業(yè)技術(shù)崗位25人，到現(xiàn)有擁有職工4272人，其中管理崗位217人，專業(yè)技術(shù)崗位47人，專業(yè)技術(shù)崗位人員占管理人員比例達(dá)到17.8%。目前中心具有大專以上學(xué)歷人員達(dá)到472人(其中：研究生15人，大學(xué)本科136人，大學(xué)專科321人);技術(shù)工人816人。這是環(huán)衛(wèi)事業(yè)迅猛發(fā)展，環(huán)衛(wèi)科技日新月異，而不斷引進(jìn)高素質(zhì)人才的必然結(jié)果。

　　二、“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用時(shí)存在的問題

　　1、對(duì)檔案利用管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。

　　檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作, 不像其他工作那樣容易引人注意, 也不容易在較短時(shí)間內(nèi)取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來,部分人員包括個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū), 認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管資料的事務(wù)性工作, 不是單位的主要工作, 不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益, 只要守?cái)偅�不丟失, 不泄密, 能應(yīng)付查檔就行了。因此,容易忽視檔案管理工作, 更遑論檔案利用了，未把檔案利用管理工作納入到議事日程,這樣導(dǎo)致檔案利用工作長(zhǎng)期處于低水平狀態(tài), 難以高質(zhì)量地為領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮應(yīng)有的作用。

　　2. 檔案收集工作缺乏力度。

　　一是收集歸檔工作制度不健全, 執(zhí)行不嚴(yán)格, 收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí), 這一問題主要是專職檔案工作人員少，工作水平不高造成的。二是一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。檔案材料本應(yīng)是客觀、歷史地記載本單位的情況, 具有很強(qiáng)的真實(shí)性和唯一性。但在實(shí)際檔案工作中，有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的,有些是缺失的、不全面的。這些都嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量, 降低了檔案的利用率。

　　3. 檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。

　　隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新, 檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用, 計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也在不斷提高, 但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮, 信息化技術(shù)還沒有在環(huán)衛(wèi)檔案管理中廣泛運(yùn)用。如，雖然部分個(gè)人信息、檔案目錄已輸入計(jì)算機(jī),但資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作, 無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管, 又影響工作效率。

　　三、進(jìn)一步提升“檔案利用”在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮作用的主要舉措

　　檔案作為單位在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料, 無論從環(huán)衛(wèi)事業(yè)發(fā)展, 還是從檔案管理工作要求來看都是非常必要的。檔案服務(wù)于環(huán)衛(wèi)可持續(xù)發(fā)展是知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然。主要應(yīng)采取如下措施：

　　1、提高認(rèn)識(shí), 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo), 進(jìn)一步做好檔案利用管理工作。

　　應(yīng)加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案工作的重視程度，把檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性的文化事業(yè)抓緊抓好。隨著國(guó)家“科教興檔”戰(zhàn)略的實(shí)施, 沒有一定的投入是難以實(shí)現(xiàn)檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。這就要求領(lǐng)導(dǎo)干部進(jìn)一步理解、重視和支持檔案工作, 在計(jì)劃安排、工作部署、辦公經(jīng)費(fèi)和工作精力投入等方面向檔案工作傾斜。把檔案工作列入議事日程, 加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo), 幫助解決檔案工作必需的物質(zhì)條件, 使檔案得到進(jìn)一步的開發(fā)和利用。由于檔案工作自身的特點(diǎn)具有一定的保密性, 工作環(huán)境相對(duì)封閉。加之過去檔案的開放程度較低, 向社會(huì)宣傳不夠, 人們認(rèn)為檔案工作就是檔案人員做好單位重要材料的收集、整理、立卷、保管和提供利用等項(xiàng)工作。從當(dāng)前檔案工作實(shí)際看，檔案管理人員具備一個(gè)錐子、一把剪子、一盤線、一瓶漿糊就可以做好檔案工作的時(shí)代已經(jīng)過去了。因此，要糾正對(duì)檔案工作的偏見，促進(jìn)檔案工作在中心工作中具有突出位置，做到檔案庫(kù)房設(shè)備及現(xiàn)代化管理手段等方面與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技同步發(fā)展。對(duì)此，領(lǐng)導(dǎo)干部必須把檔案工作擺在重要位置，使檔案事業(yè)跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，更好地服務(wù)于環(huán)境衛(wèi)生工作。

　　2、 健全管理制度, 注重材料收集。

　　檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有科學(xué)規(guī)范的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際和現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立健全環(huán)境衛(wèi)生檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理制度，進(jìn)一步嚴(yán)格檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理，更好地防止遺漏檔案資料，阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善檔案案卷整理工作細(xì)則，使檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為檔案的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

　　收集檔案材料是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理、細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回，欠缺的材料要及時(shí)補(bǔ)辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

　　3.檔案工作必須主動(dòng)服務(wù)于中心，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策

　　環(huán)衛(wèi)檔案工作也同其它檔案工作一樣, 由于種種原因, 沒有擺脫傳統(tǒng)工作模式的束縛，機(jī)制不健全，管理方式落后, 不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn), 檔案信息開發(fā)利用的重點(diǎn)也正逐步向“兩個(gè)根本性”戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變和獲取最大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益這一最終目標(biāo)轉(zhuǎn)變。因此，環(huán)衛(wèi)檔案工作要從被動(dòng)的檔案信息開發(fā)利用, 轉(zhuǎn)向主動(dòng)圍繞中心工作開發(fā)利用，主動(dòng)搞好服務(wù)，尤其要在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)發(fā)揮好作用。要改變過去重文書檔案, 輕聲像檔案的做法，利用先進(jìn)的電子設(shè)備，加大照片、圖片、影像等檔案的收集整理力度，使檔案更加生動(dòng)、形象，增強(qiáng)保存價(jià)值。

　　4、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè), 提高檔案管理人員素質(zhì)。

　　一是檔案專業(yè)人員的政治及業(yè)務(wù)素質(zhì)。每個(gè)檔案人員必須努力加強(qiáng)自身政治修養(yǎng), 不斷提高政治覺悟, 做到政治上可靠、合格、過硬。在此基礎(chǔ)上, 不斷拓寬自己的知識(shí)面, 刻苦鉆研業(yè)務(wù)及其它科學(xué)知識(shí), 提高學(xué)識(shí)水平與工作技能, 掌握現(xiàn)代化的管理技術(shù), 努力使自己成為一專多能的復(fù)合型人才, 適應(yīng)檔案工作的新形勢(shì)。二是檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案職業(yè)道德是檔案工作者在工作范圍內(nèi)應(yīng)該遵守的準(zhǔn)則, 它要求檔案工作者要敬業(yè)愛崗, 甘于奉獻(xiàn), 甘為他人做人梯, 要具備甘當(dāng)“配角”、甘當(dāng)無名英雄的胸懷,為檔案事業(yè)埋頭苦干、傾盡所能。三是堅(jiān)持原則, 熱情服務(wù)。檔案工作的政治性, 要求檔案人員必須遵紀(jì)守法, 堅(jiān)持原則, 以維護(hù)檔案的真實(shí)性。檔案工作的服務(wù)性, 決定了檔案人員要有誠(chéng)懇熱情的服務(wù)態(tài)度, 想方設(shè)法為利用者提供方便, 充分發(fā)揮檔案的效能。

　　5、 加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

　　檔案是信息資源庫(kù),必須合理利用各種資源,使其最大限度地發(fā)揮作用。必須要把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理, 以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化, 是檔案服務(wù)環(huán)衛(wèi)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要, 也是適應(yīng)本單位對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需要。這就要求檔案部門進(jìn)一步提高工作效率, 準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸各類信息, 提高信息管理的時(shí)效性。要提高工作效率, 就需要對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理, 利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù), 將檔案資料整理, 通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料, 實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要, 通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新,對(duì)不屬于保密范圍的檔案信息逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享, 向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的環(huán)衛(wèi)檔案信息服務(wù)。環(huán)衛(wèi)檔案信息資源的有效共享，既方便利用者，又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量, 并大大提高檔案的利用效率。