摘要：檔案工作是記錄歷史、服務社會、傳承文明的重要工作。我國目前的檔案工作，正處于從“封閉型”管理到開放式服務，從人治到法治、重保管到重服務和重利用、傳統(tǒng)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)型期。近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化漸趨完善，政府、企、事業(yè)部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術(shù)和管理方式，產(chǎn)生了大量的電子文件。
　　關(guān)鍵字：檔案信息化論文，檔案建設論文，檔案管理論文
　　
　　1、檔案數(shù)字化建設的內(nèi)容
　　目前，檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件太雜亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化管理，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
　　2、重點抓好檔案數(shù)據(jù)庫建設
　　目前，檔案信息化系統(tǒng)從總體上看仍處于與由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于檔案數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫建設中最重要的是領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高。
　　3、信息化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平論文
　　根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
　　4、電子文件檔案信息化管理
　　電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應，因此，適應現(xiàn)代管理制度和信息社會的發(fā)展，加強電子文件歸檔工作，對電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。
　　那什么是電子文件檔案信息化管理呢？電子文件檔案信息化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式的基礎上，結(jié)合電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區(qū)形成的電子文件實行社會化、自動化、網(wǎng)絡化管理，從而實現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區(qū)性、部門性電子文件中心或數(shù)字檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢，相對集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲環(huán)境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。
　　電子文件檔案信息化管理模式應采取先進的技術(shù)和理念，以虛擬、開放、靈活的手段來管理電子文件。專業(yè)檔案部門通過網(wǎng)絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲等先進技術(shù)手段對各個單位產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一管理，電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網(wǎng)絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理。檔案部門為信息存儲單位提供信息查詢功能，并進行用戶確認，以確保檔案的完整與安全。
　　5、檔案界所應采取的對策論文
　　做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、整理乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。集中統(tǒng)一管理是任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，檔案信息化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是信息化系統(tǒng)的建設方針，其含義是檔案專業(yè)人員直接使用微機開展工作，這是檔案信息化管理的原則之一。檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前，我國檔案信息化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統(tǒng)一管理不力，這與我國檔案工作是在各專業(yè)基礎上發(fā)展起來的和系統(tǒng)建設從“微機起步”有關(guān)。應下決心解決分散現(xiàn)象，從管理制度上保證業(yè)務及時規(guī)范、標準，軟硬件的選用，上下各個層次和各專業(yè)辦公自動化等都應納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，實行集中統(tǒng)一管理，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費。也要下決心結(jié)合方便實用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統(tǒng)之內(nèi)再組建一個“檔案信息系統(tǒng)”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。
　　6、重視人才管理
　　推進檔案信息化的關(guān)鍵是人才。加強培養(yǎng)教育，造就一大批復合型人才的重要性，已被社會廣泛關(guān)注。檔案信息化系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響檔案信息化水平。當前有些單位的隊伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計算機技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻精神；有計劃有組織進修，掌握信息技術(shù)的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長和流動的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。在管理上，還需要研究如何增強計算機機構(gòu)和人員的活力，例如引入競爭機制，對某些項目實行項目管理，在保證完成檔案建設的前提下，開展對社會有償服務等等。
　　7、結(jié)語
　　文件電子化管理對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子化管理的同時，應和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等各行各業(yè)人士密切配合，增強檔案法制意識，共同推進電子文件歸檔的社會化、標準化、自動化、網(wǎng)絡化管理，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為檔案信息化建設做出應有的貢獻。