摘要：利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高檔案管理的自動(dòng)化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過(guò)程中依然存在著不少問(wèn)題。本文通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在問(wèn)題的分析，提出檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)和措施。

　　關(guān)鍵詞：建設(shè)工程,檔案管理,網(wǎng)絡(luò)化

　　一、前言

　　建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)工程管理系統(tǒng)不可缺少的重要部分，其重要性主要體現(xiàn)在建設(shè)過(guò)程中檔案管理系統(tǒng)的建立和運(yùn)行的過(guò)程，以及建檔之后對(duì)相關(guān)信息的利用，具體包括建設(shè)工程的管理、總結(jié)評(píng)價(jià)和類(lèi)似項(xiàng)目對(duì)建設(shè)管理過(guò)程的經(jīng)驗(yàn)借鑒幾個(gè)方面。所以相關(guān)檔案管理系統(tǒng)和具體內(nèi)容應(yīng)該能夠?yàn)橛脩?管理者和決策者)及時(shí)提供充足的信息而且保證查詢手段快捷。但截止目前為止，多數(shù)建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)依舊采用傳統(tǒng)的人工方式建立工程建設(shè)檔案，這種管理方式在當(dāng)今信息化時(shí)代，存在著諸多明顯缺點(diǎn),如:效率低、保密性差等。而且時(shí)間一長(zhǎng),由于采集數(shù)據(jù)的龐雜,造成用戶查找以及管理者對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的更新和維護(hù)十分不便，利用起來(lái)也相當(dāng)困難。

　　隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí),而且已進(jìn)入到人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有克服手工建檔相關(guān)不足的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，還可在最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。這些優(yōu)點(diǎn)將會(huì)極大地提高檔案管理的效率。雖然我國(guó)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化起步晚，具體建檔經(jīng)驗(yàn)不足，管理水平也有待提高，但建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基礎(chǔ)條件(計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和技術(shù)人員)已經(jīng)成熟，推廣建設(shè)工程檔案網(wǎng)絡(luò)化管理勢(shì)在必行。

　　二、建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

　　1.由于歷史的原因，各地、各行業(yè)的檔案管理自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。檔案管理都是根據(jù)各自的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬(軟)件設(shè)備，而且管理要求和深度也不盡一致。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無(wú)共同的主題標(biāo)引，共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的建檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使各地、各行業(yè)的檔案管理發(fā)展存在著很大盲目性，標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

　　2.雖然經(jīng)過(guò)多年的努力，建設(shè)工程檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政，在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類(lèi)型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位或本行業(yè)使用，嚴(yán)重地影響了相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率，數(shù)據(jù)庫(kù)的利用不充分。

　　3.在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，各種管理技術(shù)以及硬(軟)件的作用都必須經(jīng)過(guò)具有專(zhuān)項(xiàng)技能的檔案人員才能發(fā)揮。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。目前建設(shè)工程檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計(jì)算機(jī)工作環(huán)境，各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要，人員整體素質(zhì)需要提高。

　　4、在已建成的檔案館中，存在查詢效率低，查詢頻繁，勞動(dòng)強(qiáng)度大。查詢文書(shū)檔案時(shí)，檔案員要經(jīng)常往返于檔案室前臺(tái)和庫(kù)房之間，有的企業(yè)檔案可能好幾卷，份量非常重，同時(shí)為了防止丟失，查閱前后都要核對(duì)數(shù)目。檔案安全性得不到保證。由于直接對(duì)原始資料查閱，為防止查詢?nèi)藛T對(duì)原件的毀壞、涂改，要派專(zhuān)人負(fù)責(zé)陪同。即使發(fā)生檔案損毀這種情況，由于沒(méi)有備份也無(wú)從查對(duì)，將承擔(dān)不必要的損失。歸檔困難。由于資料的變動(dòng)(增加或更新)，以及多卷相關(guān)檔案同時(shí)查詢的情況時(shí)有發(fā)生，不可避免地發(fā)生歸檔錯(cuò)誤。一旦出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題，就有可能將十幾萬(wàn)卷檔案從新整理，牽涉大量的人力、物力。歸檔的頻繁，導(dǎo)致工作人員從事大量的體力工作。管理困難。由于檔案都是整卷歸檔的，有時(shí)只能查部分內(nèi)容，但難免將一些不應(yīng)查閱的內(nèi)容被閱，很難控制。大量的紙制文檔，只能手工建立索引數(shù)據(jù)和登記，無(wú)法體現(xiàn)出檔案狀況，缺乏一套對(duì)檔案出、入庫(kù)記錄和檔案變動(dòng)的管理系統(tǒng)。

　　三、電子化管理需解決的問(wèn)題

　　建設(shè)工程檔案管理的電子化管理和應(yīng)用

　　隨著電子產(chǎn)品的普及，電腦的廣泛應(yīng)用，應(yīng)逐步建立與工程建設(shè)檔案相適應(yīng)的管理模式，為加強(qiáng)公路工程管理提供最新最全的信息。

　　1.加強(qiáng)管理：建立起共同的工程檔案管理程序，應(yīng)用條碼規(guī)范和簡(jiǎn)化檔案管理工作，進(jìn)行有序高效的管理，減少人為地歸檔和調(diào)卷錯(cuò)誤，使檔案管理水平有一個(gè)質(zhì)的飛躍。

　　2.加強(qiáng)培訓(xùn)：提高工程檔案管理人員的素質(zhì)，選擇責(zé)任心強(qiáng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)熟練，對(duì)工程建設(shè)和文檔管理有一定基礎(chǔ)的工作人員擔(dān)任信息員，并對(duì)其培訓(xùn)，監(jiān)理其工程檔案信息共享網(wǎng)絡(luò)，提高工程建設(shè)檔案的整體質(zhì)量。

　　3加大投入：增加現(xiàn)場(chǎng)取證設(shè)備和電子設(shè)施，對(duì)原有的工程檔案文件進(jìn)行掃描，工程照片編入檔案，通過(guò)高速掃描、圖像壓縮與處理、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，獲取全部檔案的電子影像，實(shí)施安全的檔案?jìng)浞?/p>

　　4、便利利用：客戶通過(guò)查詢檔案的電子影像實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查詢。在此過(guò)程中，減少客戶與檔案原件接觸的機(jī)會(huì)，避免檔案原件被調(diào)閱人私自涂改、污損或撕毀的危險(xiǎn)。通過(guò)使用圖形、條碼、海量存儲(chǔ)等先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理電腦化、存儲(chǔ)光盤(pán)化、信息網(wǎng)絡(luò)化，并且在此基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)自動(dòng)化。

　　四、建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

　　1.建立建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

　　建議由檔案行政管理部門(mén)牽頭組織建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個(gè)方面統(tǒng)一指導(dǎo)建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。制定一系列有實(shí)際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，明確具體近期目標(biāo)的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)，在全國(guó)范圍內(nèi)建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作進(jìn)行實(shí)質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)。

　　2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

　　標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)應(yīng)召集有關(guān)專(zhuān)家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，制定出網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中各相關(guān)機(jī)構(gòu)必須共同遵守的標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過(guò)渡時(shí)少走彎路，避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。各相關(guān)單位在建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，并努力實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

　　3.開(kāi)發(fā)已有館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

　　數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)要以國(guó)際、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力建成若干個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)各館應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用已有館藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對(duì)小型數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫(kù)容量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

　　4.培養(yǎng)具有綜合技能的新型檔案管理人員

　　檔案館自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員。為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息管理人員，加強(qiáng)對(duì)在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。此外，還要努力引進(jìn)或選調(diào)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

　　五、結(jié)語(yǔ)

　　信息社會(huì)把建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)推進(jìn)一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。面向21世紀(jì)，面對(duì)信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必須在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與國(guó)際互連網(wǎng)接軌，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為工程建設(shè)及社會(huì)發(fā)展提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案管理的作用走向全方位現(xiàn)代化。

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