城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。是工程建設(shè)過(guò)程和建設(shè)成果的真實(shí)反應(yīng)，它對(duì)加強(qiáng)工程質(zhì)量控制、追究工程質(zhì)量責(zé)任、懲治工程領(lǐng)域腐敗行為，以及日后維修、改建、擴(kuò)建等具有十分重要的作用。它包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。所謂城建檔案信息化就是指在城建檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提代利用服務(wù)。
　　隨著城市化進(jìn)程的高速發(fā)展，產(chǎn)生了越來(lái)越多的城建檔案，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，因此城建檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新發(fā)展給我們提出新的要求。
　　1數(shù)字化管理的必要性
　　1.1城建檔案的大量存儲(chǔ)需求。當(dāng)前全國(guó)各城市的城建檔案都以紙質(zhì)檔案為主。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，特別由于諸如城市規(guī)劃、道路的擴(kuò)寬、拆遷重建、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)事業(yè)的迅猛發(fā)展以及人們消費(fèi)增長(zhǎng)趨旺等因素，城建檔案的數(shù)量急劇增加，檔案的利用率也大幅度提高，這使得傳統(tǒng)的以手工處理為主的城建檔案管理方式越來(lái)越暴露出工作效率低下、信息共享困難、差錯(cuò)率較高等問(wèn)題，龐大的檔案庫(kù)和舊的管理模式已不能適應(yīng)工作發(fā)展的需要。因此，利用現(xiàn)代化的電子技術(shù)，對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已顯得越來(lái)越必要。
　　1.2更為方便快捷的查閱需求。建設(shè)單位和管理部門經(jīng)常需要獲取歷史城建檔案的信息，傳統(tǒng)的做法是根據(jù)項(xiàng)目的需求前往城建檔案館查閱圖紙。由于存在檔案移交的周期和用地檔案、工程檔案分別在不同的單位進(jìn)行儲(chǔ)存的情況，在調(diào)閱檔案過(guò)程中，常常出現(xiàn)因檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)不確定而出現(xiàn)的往返奔波情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，主要進(jìn)行手工查閱，已很難滿足此種需要。對(duì)城建檔案館的整體形象與服務(wù)質(zhì)量和各種效率造成了一定的影響。通過(guò)分布式數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，以建設(shè)項(xiàng)目為主題集成規(guī)劃管理數(shù)據(jù)庫(kù)、城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃信息與城建檔案信息的互操作，可以在一個(gè)部門，查詢多個(gè)部門的信息，有利于提高辦公效率與服務(wù)質(zhì)量，同時(shí)，為社會(huì)提供方便，更主要的是實(shí)現(xiàn)通過(guò)數(shù)字城建檔案為城市規(guī)劃，建設(shè)與管理服務(wù)。為此，有必要進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化管理，以滿足新形勢(shì)下的查閱、利用需求。
　　1.3數(shù)字化管理可產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)功能。通過(guò)數(shù)字化管理，建立準(zhǔn)確的城建檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，可產(chǎn)生新的優(yōu)勢(shì)功能：一是預(yù)警預(yù)報(bào)功能，即通過(guò)對(duì)城建檔案的分析，進(jìn)一步提高城市規(guī)劃管理工作的科學(xué)性，高效率，提前性與服務(wù)性。二是根據(jù)城市規(guī)劃管理與城建檔案管理工作的密切相關(guān)性，在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，業(yè)務(wù)流程整合、數(shù)據(jù)成果共享、功能設(shè)計(jì)與互操作等方面進(jìn)行總體考慮，有利于提高規(guī)劃管理與檔案管理的協(xié)作關(guān)系，提高數(shù)字檔案的利用率與服務(wù)質(zhì)量，節(jié)約資源，避免重復(fù)建設(shè)。
　　綜上所述，為了更好的為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為城市建設(shè)服務(wù)，方便權(quán)利人的查閱，為權(quán)利人在生產(chǎn)、生活中保駕護(hù)航、有必要與時(shí)俱進(jìn)盡快進(jìn)行城建檔案的數(shù)字化管理，并發(fā)揮其新的迅捷優(yōu)勢(shì)功能。
　　2數(shù)字化管理的原則
　　2.1實(shí)用性原則。所謂實(shí)用，是指在數(shù)字化管理過(guò)程中，應(yīng)采用性能穩(wěn)定、與現(xiàn)有城建管理運(yùn)行系統(tǒng)相兼容的技術(shù)與設(shè)備，以最大限度地滿足城建檔案館（室）現(xiàn)有業(yè)務(wù)和未來(lái)發(fā)展的需求。實(shí)用性原則的本質(zhì)要求在于新建系統(tǒng)通夠長(zhǎng)久穩(wěn)定地運(yùn)行、使用。為此，在實(shí)踐中不能為了片面追求高新技術(shù)而使用新系統(tǒng)與城市建設(shè)管理的實(shí)踐脫鉤，致使新系統(tǒng)長(zhǎng)期癱瘓或經(jīng)常出錯(cuò)。
　　2.2安全性原則。安全是數(shù)字化檔案建設(shè)不可忽視的重要方面，甚至是頭等大事。如果由于采取措施不當(dāng)，導(dǎo)致應(yīng)該保密的城建檔案信息外漏或必要的城建檔案信息毀損，使利用人合法權(quán)益受損失的，檔案館可能還要承擔(dān)必要的民事及行政責(zé)任。而客硯上由于存儲(chǔ)電子文件的計(jì)算機(jī)軟盤、光盤等化學(xué)磁化材料壽命較短，不易長(zhǎng)久保存以及軟件系統(tǒng)的更新?lián)Q代可能產(chǎn)生電子文件存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)是否兼容及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換等問(wèn)題，電子檔案本身又具有不穩(wěn)定性的特點(diǎn)。為此，必須采取一系列的措施，使系統(tǒng)無(wú)論是硬件還是軟件都具有免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，防止城建檔案的散失、泄密等。
　　2.3真實(shí)性原則。真實(shí)是電子檔案的基本要求。在數(shù)字化管理過(guò)程中，如果未及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正虛假或錯(cuò)誤的檔案信息，損壞當(dāng)事人利益，并可能導(dǎo)致檔案管理部門民事、行政責(zé)任的承擔(dān)。因此，在實(shí)踐中必須貫徹建立權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的制度。避免產(chǎn)生失真檔案。
　　2.4完整性原則
　　電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄城市建設(shè)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其它形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。完整性是電子文件價(jià)值的重要保障。
　　在傳統(tǒng)環(huán)境下，文件的各個(gè)要素是可視的，具互相融合、彼此滲透，而在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這些要素完全可能獨(dú)立存在，分別管理，而且有些要素是不可視的。因此，為保證和維護(hù)文件的完整性，需要有意識(shí)的將這些要素集中起來(lái)。電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及在關(guān)元數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于歸檔范圍。
　　3、數(shù)字化管理的具體實(shí)施
　　3.1數(shù)據(jù)庫(kù)選擇。建立數(shù)字化檔案館（室）是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。為此，對(duì)于城建電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，應(yīng)盡量采用目前最為先進(jìn)的、基于全光纖（Fiber）架構(gòu)的SAN存儲(chǔ)系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用全冗余/容錯(cuò)結(jié)構(gòu)及高性能FC通道接口（2Gbps/300MB/s）,充分保證了系統(tǒng)的高性能和高可靠性。針對(duì)城建電子檔案極高的安全性要求，在采用高可靠性SAN存儲(chǔ)系統(tǒng)的同時(shí)，建立完善的光盤庫(kù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫(kù)的光盤復(fù)本。光盤備份/恢復(fù)系統(tǒng)采用智能化調(diào)度機(jī)制，可實(shí)現(xiàn)定時(shí)、定量（全備份/增量備份）的自動(dòng)化操作。
　　3.2人員培訓(xùn)。人員培訓(xùn)主要包括兩個(gè)方面：一是針對(duì)選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)；二是數(shù)字化管理的職責(zé)劃分，即分清誰(shuí)是城建檔案微機(jī)數(shù)字錄入員、掃描員、審核員、備份員，并明確其相應(yīng)的工作內(nèi)容、責(zé)任后果。
　　3.3錄入、掃描及備份。對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行培訓(xùn)后，就進(jìn)入了由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案的生產(chǎn)運(yùn)行程序。
　　第一道工序：城建檔案資料錄入人員必須具有極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和熟練的打字基礎(chǔ)，對(duì)所輸入的每一卷城建檔案的內(nèi)容不得有絲毫的疏忽和大意，確保所輸城建檔案內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性、完整性。
　　第二道工序是：城建檔案資料掃描。城建檔案資料掃描人員在掃描過(guò)程中，不得漏掃或隨個(gè)人意愿隨意增減、丟失城建檔案中每一頁(yè)材料，不得造成因在這個(gè)工作程序中城建檔案資料得不到應(yīng)有的完整保護(hù)而丟失或散失。
　　第三道工作程序：對(duì)錄入、掃描的全過(guò)程進(jìn)行檢查。城建檔案材料每一個(gè)信息歷經(jīng)錄入、掃描以后，就進(jìn)入檢查階段。檢查階段是至關(guān)重要的階段，是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案最后一道關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檢查人員要對(duì)城建檔案中每一個(gè)信息的真實(shí)性負(fù)總責(zé)，并對(duì)圖片的歪斜程度進(jìn)行必要的調(diào)整。
　　第四道工作程序：對(duì)形成的電子檔案進(jìn)行及時(shí)備份。在這一點(diǎn)上，工作人員必須有清醒的認(rèn)識(shí)和嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度，每天城建檔案的錄入、掃描、檢查全過(guò)程完畢后，都要認(rèn)真做好電子檔案的備份工作。備份工作，不能松懈、馬虎。要嚴(yán)格按照備份制度進(jìn)行備份，把備份制度真正落到實(shí)處，以防由于不可知的破壞性，為數(shù)據(jù)丟失后的補(bǔ)救工作打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
　　4、實(shí)施后的效果
　　4.1檔案數(shù)字化管理，提高了工作效率。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來(lái)，全部檔案信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，大大節(jié)省了時(shí)間，極大提高了工作效率。
　　4.2信息價(jià)值增值，改善了服務(wù)質(zhì)量。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)達(dá)到檔案信息資源共享，加快了信息傳遞速度，提高了自動(dòng)化程度，進(jìn)一步發(fā)掘出檔案信息的潛在價(jià)值。
　　4.3改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境。數(shù)字檔案以新的技術(shù)與手段改變了文件寫作、轉(zhuǎn)輸、接收、存儲(chǔ)、檢索、拷貝、加工控制等手段，得用網(wǎng)絡(luò)與各單位聯(lián)結(jié)，為館藏檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化提供高速、便利的信息通道，實(shí)現(xiàn)跨越時(shí)間與地域獲取資料。
　　5、數(shù)字化管理弊端及防御措施
　　城建檔案的數(shù)字化管理已勢(shì)在必行，然而與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性、穩(wěn)定性、可靠性及原始性相比，電子檔案要遜色不少，并且由于以下三方面的原則，可能影響檔案的運(yùn)行管理：一是錄入錯(cuò)誤，即由于錄入員的粗心等原因而導(dǎo)致的檔案信息錯(cuò)誤；二是病毒侵入，導(dǎo)致電子檔案信息殘缺不全；三是非法修改而致的電子檔案失真。電子文件具有可變性，其真實(shí)可靠性無(wú)不如紙質(zhì)檔案，隨時(shí)都可能被非法修改。當(dāng)然針對(duì)如上弊端，我們也可以采取如下措施進(jìn)行預(yù)防：一是要求一方面加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的素質(zhì)并幫助其樹(shù)立責(zé)任心，從主觀上避免疏忽大意；另一方面，建立責(zé)任追究制度，追究錄入、審核人員的工作責(zé)任。二是加強(qiáng)電子檔案的使用管理，安裝殺毒軟件，減少外來(lái)軟件、硬件的拷貝、編輯，阻斷病毒侵入途徑。另外，建立完善的光盤庫(kù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以保持當(dāng)前電子數(shù)據(jù)庫(kù)的光盤復(fù)本。三是設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限，更改文件屬性，不與他人共享文件資源，減少無(wú)關(guān)人員的接觸機(jī)會(huì)。
　　在完善數(shù)字化管理的同時(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式絕不能完全拋棄。應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理結(jié)合起來(lái)，共同為城市建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

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